Warum Digitalisierung der Schlüssel für Einkaufsprozesse im Labor ist

Ob Pipettenspitzen, Reagenzien, Dichtungen, Quarzrohre oder Filter – Verbrauchs- und Verschleißmaterialien sind das „Betriebssystem“ jedes Labors. Und doch laufen Einkaufsprozesse in vielen Organisationen noch erstaunlich analog: Excel-Listen, E-Mail-Pingpong, Freigaben per Zuruf und am Ende der berühmte Engpass, weil ein kritisches Teil fehlt. Die gute Nachricht: Genau hier entfalten digitale Einkaufsprozesse ihren größten Nutzen – messbar in Geschwindigkeit, Transparenz, Compliance und Versorgungssicherheit.

Dass Einkaufskriterien im Labor sehr klar gewichtet werden, zeigt auch eine Lab-Manager-Umfrage unter rund 150 Laborverantwortlichen: Preis/Value ist für 88 % „sehr wichtig“, und After-Sales-Support/Wartung/Garantie wird von knapp 80 % als „sehr wichtig“ eingestuft (Laboratory Purchasing Trends | Lab Manager). Diese Zahlen sind ein gutes Spiegelbild des Alltags: Es geht nicht nur um günstig – sondern um verlässlich, kompatibel, schnell verfügbar und im Ernstfall supportfähig.

Parallel dazu steigt der Druck, Prozesse zu digitalisieren. Der PwC Digital Procurement Survey 2024 (PwC Global Digital Procurement Survey 2024) berichtet, dass Unternehmen im Schnitt eine Digitalisierungsquote von 70 % bis 2027 anstreben – bei einem aktuellen Durchschnitt von 41 %. Auch wenn das branchenübergreifend ist: Labore stehen vor denselben Treibern – Lieferkettenrisiken, Dokumentationspflichten, Kostentransparenz und Zeitdruck in Projekten.

Im Folgenden schauen wir auf die vier zentralen Bausteine moderner Laborbeschaffung – und wie digitale Workflows jeden Schritt verbessern.

Die Lieferantenauswahl ist mehr als „Wer hat’s auf Lager?“ – sie ist Risikomanagement. Gerade bei Verschleißteilen für Geräte oder kritischen Chemikalien kann ein falscher Lieferant zu Messabweichungen, Ausfällen oder Audit-Risiken führen. Der klassische Weg: Angebote einholen (Request for Purchase/Request for Quotation), vergleichen, entscheiden. Digital wird daraus ein strukturierter Prozess:

Was digital besser funktioniert:

• RFP-Vorlagen & standardisierte Kriterien: Preis, Qualität, Lieferzeit, Mindesthaltbarkeit, Zertifikate (z. B. Certificate of Analysis/Certificate of Conformity), Verpackungseinheiten, Kühlkette.
• Bewertung nach Scorecards: Statt Bauchgefühl entsteht ein nachvollziehbarer „Supplier Score“ – ideal für interne Reviews.
• Transparente Total-Cost-of-Ownership (TCO): Nicht nur Stückpreis, sondern auch Lieferzuverlässigkeit, Reklamationsquote, Ersatzteilverfügbarkeit, Support.

Dass Qualität und Versorgung oft über „nur Preis“ hinausgehen, zeigen auch reale Beschaffungsprobleme: In einer Nature-Index-Erhebung zu Laborbeschaffung berichten Forschende über lange Lieferzeiten und hohe Abhängigkeit von Zwischenhändlern – mehr als 80 % beschaffen über Distributoren statt direkt beim Hersteller (Slow, difficult and expensive: How the lab supplies market is crippling African science | News | Nature Index). Das Beispiel ist regional geprägt, verdeutlicht aber ein universelles Muster: Je weniger direkte, transparente Beschaffungswege, desto mehr Reibungsverluste.

Praxis-Tipp: Definieren Sie pro Materialklasse (z. B. „kritisch“, „standard“, „nicht-kritisch“) Mindeststandards: Lieferzeitfenster, akzeptierte Qualitätsnachweise, Alternativartikel und Second Source. Digital lassen sich diese Regeln automatisch in Freigaben und Warenkörben abbilden.

Ist der Lieferant gewählt, entscheidet der Bestellprozess darüber, ob das Labor reibungslos läuft oder ständig Feuerwehr spielt.

Digitale Bestellprozesse bringen vor allem drei Vorteile:

• Weniger Medienbrüche: Katalog, Verfügbarkeit, Preis, Freigabe, Bestellung, Tracking – idealerweise in einem Flow.
• Schnellere Freigaben: Rollenbasierte Workflows (z. B. Laborleitung → Einkauf → QS bei GMP-Relevanz).
• Bessere Planbarkeit: Lieferstatus, Teil-Lieferungen, Backorder-Management und transparente Kommunikation.

Bei Geräten kommt eine zusätzliche Dimension hinzu: Koordination von Lieferung und Installation (inkl. Einweisung, Qualifizierung, ggf. IQ/OQ-Dokumentation). Digital unterstützt hier vor allem eine saubere „Order-to-Install“-Kette: eindeutige Referenzen (Angebot → Auftrag → Seriennummer → Installationstermin), zentrale Dokumentenablage und ein Status, den alle Stakeholder sehen können.

Viele Labore kennen beide Extreme: teure Überbestände (Verfall, Platzbedarf) und gleichzeitig Stock-outs, die Projekte stoppen. Wie drastisch das sein kann, zeigt eine Studie zur Laborversorgung in Gesundheitseinrichtungen: Dort waren im Beobachtungszeitraum nur rund 60 % der Labor-Artikel am Besuchstag verfügbar, es wurden 12,94 % der Güter durch Schaden/Verfall verschwendet und die durchschnittliche Stock-out-Dauer lag bei 58 Tagen (Inventory management performance for laboratory commodities and their challenges in public health facilities of Gambella Regional State, Ethiopia: A mixed cross-sectional study | ScienceDirect).

Natürlich ist das nicht 1:1 auf jedes Industrielabor übertragbar – aber es macht deutlich, wie teuer fehlende Transparenz wird.

Digitale Bestandsverwaltung (Inventory) wirkt an drei Stellschrauben:

• Mindestbestände & automatische Nachbestellung (Reorder Points)
• Verbrauchsdaten statt Schätzungen (z. B. pro Methode/Projekt)
• Konsignations- / Depotmodelle für kritische Materialien

Gerade hier sind Modelle wie ein Omnilab Depot spannend: Materialien liegen vor Ort, werden nach definierten Regeln nachgefüllt, und das Labor reduziert sowohl Stock-out-Risiko als auch administrativen Aufwand. Digital wird das erst richtig stark, weil Verbrauch und Nachfülllogik datenbasiert werden.

Sobald Labore in regulierten Umfeldern arbeiten (z. B. Pharma, Medizintechnik, Lebensmittel), wird Einkauf Teil der Compliance-Kette. Die Good Manufacturing Practice (GMP) verlangt nicht nur die richtige Ware, sondern auch die nachvollziehbare Dokumentation: Wer hat was bestellt, nach welchem Standard, von welchem Lieferanten, mit welchen Nachweisen?

Ein zentraler Baustein ist dabei die Datenintegrität: Änderungen und Löschungen GMP-relevanter Daten müssen in einem Audit Trail protokolliert werden (Ereignisse in einem Audit Trail und Festlegung der GMP-relevanten Daten im Audit Trail | GMP Navigator). Übertragen auf die Beschaffung heißt das: Angebote, Freigaben, Spezifikationen, Zertifikate, Lieferscheine – all das sollte versioniert, auffindbar und revisionssicher referenzierbar sein.

Digitale Einkaufsprozesse unterstützen Compliance, indem sie:

• Freigaben dokumentieren (wer/was/wo/warum)
• Lieferantennachweise zentral ablegen
• Artikelstammdaten und Spezifikationen konsistent halten
• Abweichungen sichtbar machen (z. B. alternative Artikel, Teillieferungen)

Wenn Preis/Value für 88 % der Laborentscheider „sehr wichtig“ ist , dann ist der nächste logische Schritt, die Prozesse so aufzusetzen, dass diese „Value“-Komponente zuverlässig eintritt: weniger Suchaufwand, weniger Fehler, bessere Verfügbarkeit, klare Nachweise. Und wenn Unternehmen bis 2027 im Schnitt 70 % Digitalisierungsgrad im Einkauf anpeilen, ist das auch ein Signal an Labore: Wer heute digitalisiert, gewinnt Tempo und Kontrolle – nicht irgendwann, sondern im nächsten Projekt.